在实际的财务与税务处理过程中，关于员工报销和汇算清缴的规定对于许多公司来说是一个复杂且需要谨慎处理的问题。尤其在没有正规发票支持的情况下，如何处理这些费用报销是一个值得关注的财务话题。
首先，关于没有发票且金额在500元以下的报销问题，在中国的税务规定中，通常对于一些小额费用是有一定的容忍度的。在实际操作中，如果报销金额低于500元，并且无法取得正式发票，这类支出一般可以被视为合理支出，不必进行调增。然而，必须确保这些支出确实是公司运营所需，并且具备其他形式的证明文件，如支付凭证或银行转账记录。如果没有有效的发票或类似证明材料，税务机关可能会要求企业在汇算清缴时调增这些费用，因此，企业要尽可能确保有合适的证据来支持这些支出。
其次，关于购买办公用品的情况。如果对方是注册公司并且有能力开具发票，那么企业应当要求对方提供发票，作为费用报销的合法依据。这是因为，发票是企业进行财务核算、报销和税务申报的基础文件，也是国家税务机关认定费用合规性的关键。如果购买办公用品时无法获得发票，企业就面临一个问题：如果没有有效发票，通常情况下只能将这笔费用视作不符合税务规定的支出，进而在汇算清缴时进行调增。
具体来说，如果是从注册公司购买办公用品，但由于某些原因对方未能开具发票，那么对于企业而言，最理想的做法是再次与对方沟通，尝试获取合法的发票。如果对方始终无法提供发票，企业则需要将这笔费用视为不合规的支出，在财务报表和税务申报时进行调整。根据相关税法，企业在没有发票的情况下，无法享受税前扣除的优惠，这意味着如果这些费用被用作税前扣除，将会面临税务局的调整和追缴。
需要特别注意的是，税务局的审计通常是按照严格的标准进行的。如果企业在没有合法发票的情况下处理费用报销，尤其是在税前扣除方面，可能会面临较大的风险。税务机关不仅会要求企业补缴税款，还可能会罚款。因此，尽管一些小额支出在企业日常运营中可能被视为“可忽略”，但为确保公司财务的合规性，企业仍应严格遵守相关税务规定，尽量避免没有发票的支出计入财务报表，尤其是在汇算清缴阶段。
总结来说，企业在处理没有发票的小额费用时，首先需要确保有其他形式的凭证，如银行转账记录等。对于购买办公用品的支出，如果对方是注册公司，且能够开具发票，企业应要求提供发票。如果对方无法开具发票，则应考虑调整费用，避免在汇算清缴时因未按照税法要求报销而产生税务风险。