企业垫付离职员工社保费用后无法收回款项，如何进行账务调整及税务处理？

一、会计处理方案

1. 确认款项无法收回时的处理
• 小企业会计准则：直接计入“营业外支出”，无需计提坏账准备。
  分录示例：

借：营业外支出—无法收回款项  
    贷：其他应收款—社保个人部分  

• 企业会计准则：需先计提坏账准备，再核销应收款。
  分录示例：

借：信用减值损失  
    贷：坏账准备  
借：坏账准备  
    贷：其他应收款—社保个人部分  

1. 若后续员工退还现金
• 收到现金时冲减“其他应收款”：

借：库存现金  
    贷：其他应收款—社保个人部分  

• 注意：需保留员工签字确认的收款凭证，避免税务风险。

二、税务处理要点

1. 企业所得税调整
• 营业外支出的税务处理：
• 因员工离职无法收回的社保垫付款，属于“与取得收入无关的支出”，需在汇算清缴时做纳税调增。
• 调增金额：计入营业外支出的全部金额。
• 申报操作：在《企业所得税年度纳税申报表》A105000表中，第23行“其他”栏填写调增金额。
2. 个人所得税风险
• 若垫付金额未从工资扣除，且未要求员工返还，可能被视为员工取得“其他经济利益”，需并入工资薪金申报个税。
• 规避建议：通过书面通知要求员工返还，保留追讨记录，证明企业已尽合理催收义务。

三、操作建议及风险提示

1. 事前风险控制
• 制度完善：在劳动合同或社保协议中明确“垫付款项需从工资扣回”条款。
• 离职流程：员工离职时优先结清垫付款，或在离职结算单中列明欠款金额。
2. 凭证管理要求
• 必须保留以下资料备查：
• 社保缴费凭证（注明个人承担部分）；
• 员工离职证明及工资发放记录；
• 催收记录（如邮件、书面通知）。
3. 替代方案分析
• 计入工资成本：若垫付金额较小，可协商作为离职补偿，但需按“工资薪金”代扣个税。
• 法律追偿：针对大额垫付，可通过法律途径追讨，但需评估成本效益。

四、常见误区

1. 直接冲减管理费用：
• 错误：部分企业将无法收回的垫付款冲减“管理费用—社保”。
• 风险：导致费用虚增，且税务上可能被认定为不合规支出。
2. 长期挂账不处理：
• 错误：长期挂“其他应收款”不做核销。
• 风险：可能被税务机关认定为隐匿收入或虚增资产，引发稽查风险。