会计交接的核心是“资料完整、权责清晰、账实相符”。需将账务、税务、资金、合同、资产、人员与系统权限等信息形成台账逐项点交,并以书面清单、签收记录与电子备份固化证据。若企业已全面电子化开票、无税控设备和纸票,则对应实物类项目可不移交,但需移交系统权限与电子发票记录。
一、必交资料与设备清单
- 账务类
- 会计凭证、账簿、财务报表、科目余额表、期末结转与未达账项清单。
- 年度/季度/月份管理报表、预算执行与差异说明。
- 税务类
- 申报记录与回执、完税(扣款)凭证、留抵台账、税收优惠备案资料。
- 电子税务局账号、CA或税务UKey、发票开票系统权限。
- 发票库存(如仍使用纸票)、电子发票号码段、作废与红冲记录、领购与验旧资料。
- 资金与银行
- 银行账户清单、开户资料、网银U盾/密钥、权限矩阵、近期对账单。
- 备用金、现金盘点表、未使用的空白支票/承兑资料及保管记录。
- 合同与往来
- 合同台账、客户/供应商档案、应收应付账龄、对账及函证资料、押金保证金明细。
- 资产与库存
- 固定资产卡片与盘点表、在建工程明细、存货盘点报告、低值易耗品台账。
- 人员与薪酬
- 工资表、个税申报记录、社保与公积金账号和缴费明细、薪酬制度及敏感权限交接。
- 印章与证照
- 公章、财务章、发票专用章(如有)、营业执照及其他许可证件复印件与保管登记。
- 系统与权限
- 财务软件账套与备份、序列号/许可、云端与本地备份路径。
- OA、报销系统、发票系统、电子税务局、网银、第三方平台账号清单与移交指引。
二、交接流程与注意事项
- 制作交接清单:按类别列明名称、数量、编号/账号、保管人、状态与备注,双方逐项核对。
- 实物点交:UKey、印章、纸质发票等当面清点;密码与密封件分封移交,接收后立即统一改密。
- 结账基准点:尽量在月度结账后交接,提供期末余额表、未完事项清单与差异说明,明确起止责任。
- 证明留存:签署交接记录并加盖公章,形成纸质与PDF版,关键资料拍照或电子归档,目录化管理。
- 风险事项说明:列明涉税稽核、未决合同、诉讼仲裁、坏账风险、资产报废待批等“问题清单”,写明处理建议与截止日。
- 权限与合规:移交后在同日完成账号停用/改密与授权重置,避免权限重叠期产生风险操作。
- 特殊情形
- 已全面电子化:无税控盘和纸票时,不进行实物发票与设备点交,但需提供开票权限、电子签章证书、号码段与作废/红冲台账。
- 多机构或项目制:分子公司、项目部分别编制交接清单与备份,确保口径一致。
- 外币与投融资:外币账户、票据池/资金池、授信、保函与质押等需单列说明与文件移交。
三、常见误区与规避
- 只交纸质不交电子备份:应同步移交账套备份、扫描件与目录清单。
- 仅移交UKey未同步权限矩阵:必须明确各账号角色权限并告知改密计划。
- 发票台账与系统不一致:交接前进行对数,确保库存、作废、红冲与系统一致。
- 未达账项与差异未披露:编制银行存款未达项、往来差异与处理进度,留存证据链。
- 无签收凭证:关键资料必须有签收人与日期,必要时视频/照片佐证。
四、交接后的复核建议
- 新任在约定工作日内完成复核,出具问题清单与纠偏计划。
- 对关键账户与库存进行抽盘,形成复核记录并归档。
小结
以清单化、证据化、标准化为原则,做到账证相符、账账相符、账实相符。若无税控设备与纸质发票,则改为移交流程性与系统性资料,仍需保证权限与数据的完整可追溯。