在企业节日赠礼情境中，尤其是礼品为公司自产商品并由员工垫款购买后送给客户，再由公司报销的情况，账务处理涉及多个环节，包括员工垫付的确认、礼品的出库与视同销售、报销款的支付以及相应的税务处理（销项税额计提、进项税额转出以及个人所得税代扣）。以下从业务背景、分录设置逻辑、不同用途的处理方法、税务合规要点以及注意事项几个方面详细说明。
一、业务背景与流程概述
- 员工先行付款购买公司自产商品，并用于节日向客户赠送。
- 商品送出后，员工凭购买发票或收据回公司报销。
- 会计需在账务中既反映礼品的成本流转，又确认视同销售的税务义务，并在报销环节做好费用归类。
二、分录处理逻辑
1. 员工垫付购买公司商品
由于礼品属于本公司库存商品，这一步实际上发生了商品出库与视同销售：
- 借：其他应收款—员工 11,500
- 贷：库存商品 10,200
- 贷：应交税费—应交增值税（销项税额） 1,300
这里，销项税额按适用税率计算（如增值税13%，则税额=不含税金额×13%）。视同销售时，应计入主营业务收入，成本由库存商品结转。
2. 报销环节——按赠送用途不同处理
- 如属于客户招待用途
此处的进项税额转出是因为招待类支出不得抵扣进项税，需要将之前购货环节的进项税额转出至管理费用或应交税费科目。
- 借：管理费用—业务招待费 10,200
- 借：应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,300
- 贷：其他应收款—员工 11,500
- 如属于员工福利用途（中秋福利发放）
- 借：管理费用—职工福利费 11,500
- 贷：其他应收款—员工 11,500
另外，如量化到个人，则需代扣其个人所得税；如果为集体福利，需相应作进项税额转出。
3. 出纳实际支付报销款
- 借：其他应收款—员工 11,500
- 贷：银行存款 11,500
此步骤反映现金或银行账户支付给员工的过程。若在报销分录中已直接冲销其他应收款，则此步骤可省略。
三、税务合规要点
- 视同销售增值税
- 税法规定，将自产商品用于对外赠送，应视同销售，需按产品适用税率计提销项税额。
- 税额计算公式：销项税额 = 不含税销售额 × 税率（如13%）。
- 进项税额转出
- 客户礼品或员工福利属于不得抵扣的费用项目，需在报销时将相关进项税额转出，避免违规抵扣。
- 个人所得税代扣
- 客户礼品如被认定为接受方的所得，需代扣个人所得税（通常按20%计）；未扣税企业需承担相应罚款或补缴。
- 员工福利按具体发放金额及性质确定纳税义务，常规是计入工资薪金所得代扣代缴。
四、注意事项
- 票据管理：员工报销必须提供合法完整的发票，明确用途和金额，以保障费用进入正确的科目。
- 科目选择：区分客户招待和员工福利用途，选择正确的费用科目（业务招待费或职工福利费）。
- 税务申报同步：在进行会计分录时，同时更新增值税及个税的申报数据，避免报表与账簿不一致。
- 关联交易风险：若礼品价值较高且客户属于关联方，需要考虑关联交易披露义务。
总结
当礼品为公司自产商品并由员工垫付购买后赠送客户，账务处理需同时反映商品出库、视同销售、增值税计提以及进项税额转出等事项。不同用途的礼品在会计分录和税务处理上有所差异，客户赠礼需归入业务招待费并转出进项税额，员工福利需记入职工福利费，视情况代扣个税。整个流程中，票据、科目和税务申报的规范性是关键，合理分录不仅满足会计要求，也能防范税务风险。