企业在进行固定资产或设备类物品采购时，例如购买办公门、门禁系统或装修用门框等，无论金额大小，都涉及费用合规性与财务入账问题。许多企业在日常操作中会出现“金额较小就不签合同”的情况，但从税务合规与内部控制角度来看，是否签订合同、需要附哪些资料，应当根据金额、采购性质、与供应商的合作关系等因素综合判断。以下从合同必要性、会计凭证要求及资料留存三个层面展开说明。
一、签订合同的必要性分析
- 金额较大时应签合同以规范采购行为
对于单项采购金额较高（例如超过2万元）的物品，签订合同能够明确双方的权利义务，包括货物规格、交货时间、付款方式、售后维修责任等，有助于防止后期出现质量纠纷或财税风险。从法律层面看，合同是交易发生的书面依据，可作为税务机关或审计机构核查的合法凭证。 - 金额较小或临时采购可以不签合同
若采购金额较小或属临时性维修、零星购买项目，企业实际中可根据内部审批制度，仅凭发票和支付凭证进行报销与入账，税务上并无强制要求必须签合同。换句话说，“合同非强制，但有合同更规范”。 - 综合判断标准
通常企业内部会设定一个“合同签订限额”，例如单笔采购金额超过公司规定限额（如2万元）必须签订合同，低于则可视情况简化手续。这类规定应体现在企业《采购及付款管理制度》中，以备税务稽核时说明依据。
二、入账凭证及财务合规要求
即便不签订正式合同，发票仍是核心凭证。要使该支出合法入账，需同时具备以下资料：
- 合法有效的发票
企业应从供应方取得增值税专用发票或增值税普通发票，票面信息完整，含税率、名称、规格型号等清晰。发票开票内容应与实际采购物品名称一致，避免笼统填写“办公用品”造成税务不符。 - 付款凭证（银行回单或转账凭证）
用以证明资金支付的真实性。特别是金额较大时，税务局或审计机构通常会要求附上该回单或付款截图。 - 送货单或验收单（实物交付证明）
虽非强制要求，但建议留存。送货清单或验收单上应注明物品数量、型号、接收人签字，可作为固定资产入账及后续折旧核算的依据。 - 内部审批单或采购申请表
若不签合同，至少应有内部购置审批流程，如项目负责人签字或采购经理审批，表明该支出符合公司预算及决策程序。
三、实务处理与会计入账示例
假设公司购买门一套，总金额2.6万元（含税），用于安装在新办公区大门处，属于固定资产范畴。
- 入账依据：增值税专用发票（注明“办公门设备”）、银行转账凭证、送货验收单。
- 入账方式：计入“固定资产—房屋及建筑物附属设施”项目，并根据使用年限计提折旧。
- 必要附件：若暂无合同，可附一份采购说明表，由负责人签字确认，以补充合同缺失的证明效力。
若该门属于维修项目（非新增设备），金额可计入“修理费用”科目处理。同样凭发票和银行回单即可，不需合同，但需注明维修的具体位置与用途。
四、风险与合规建议
- 缺合同的风险：一旦供应商开票有误或货物出现质量问题，企业难以追责；在审计或税务检查中，若缺合同说明，可能被认定内控不完备。
- 合同简化方案：若双方为长期合作，可使用“一次签订、分批采购”的框架合同模式，既减少重复签约，又符合法律要求。
- 票据与实物一致性：务必保证发票、送货单、付款金额一致，否则易被税局判定为虚假交易或票据不规范。
五、总结
公司购买门等固定资产时是否签合同，取决于采购金额及公司内部制度。金额较大或涉及工程安装时建议签合同，以确保交易合法、财务凭证完整；若金额较小、仅为普通物品购买，可不签合同，但应同时具备发票、银行回单和送货清单，以确保入账资料合规。在财务与税务管理中，票据真实性和凭证完整性是关键，合理留存附件是控制风险的最佳方式。