在会计核算中，“应付职工薪酬”是一个反映企业应付未付的员工工资、奖金、津贴、福利等费用的负债类科目，正常情况下期末余额应为贷方余额。但在某些特定业务场景下，该科目是可以出现借方余额的，尤其在涉及预付性质的员工福利及薪酬时，会形成暂时性的借方余额情况。
一、应付职工薪酬出现借方余额的原因
一般贷方余额表示企业还欠员工的费用，但如果企业已经提前支付给员工或为员工垫付了一些属于未来期间的福利费用，而这些费用尚未到计提时期，就会导致该科目借方余额。例如：
- 提前支付员工福利
如公司一次性支付员工未来几个月的宿舍租金、餐费或旅游团费，这些款项在支付当期构成对员工的预付性质款项。 - 预支工资或奖金
在工资计提前提前支付员工薪酬，会形成应付职工薪酬的借方余额，之后再通过计提工资冲销。 - 误差或调整
会计期间跨期结转不及时或发生金额调整，亦可能短暂出现借方情况。
这种借方余额本质上是“预付款”性质，在资产负债表列示时需要注意区分，如果金额较大且长期存在，应视同其他应收款或预付费用进行处理。
二、员工宿舍租金预付的账务处理
假设企业为员工统一租赁宿舍，并一次性预付了3个月租金，总额9,000元，每月摊销3,000元。账务处理可以分为两个阶段：
1. 支付款时（形成预付性质的员工福利费）：
- 借：其他应付款——员工宿舍租金 9,000
- 贷：银行存款 9,000
此时记录企业垫付给员工的费用，并暂时挂在“其他应付款”科目下，是因为这笔钱相当于代表员工支付。
2. 每月分摊时（计入当期管理费用-福利费）：
每月摊销一份：
- 借：管理费用——福利费 3,000
- 贷：其他应付款——员工宿舍租金 3,000
这样分摊的好处是保证费用与受益期间匹配，符合权责发生制原则，也避免一次性计入大额费用导致某月利润异常波动。
在实际业务中，也有企业直接将预付租金列入“预付费用”科目，然后按月结转至“管理费用-福利费”，效果一致，但上面的方法更适合由企业代付员工福利、需要通过其他应付款核算的情况。
三、应付职工薪酬与其他科目的关系
- 应付职工薪酬 vs 其他应付款
- 前者专门用于核算应付工资、奖金、补贴、福利等应付给员工的金额；
- 后者通常反映企业与员工之外的其他单位或个人的债务，包括为员工代垫的款项。
在员工租金预付的案例中，如果企业直接承担租金作为福利发放，可以通过“应付职工薪酬-福利费”科目核算并计提；
如果只是代付，最终需由员工或福利基金冲销，则更适合先挂“其他应付款”，再分摊入福利费。
- 借方余额的管理
借方余额应控制在合理范围内，避免长期挂账不冲销，因为这会影响报表的真实反映，也可能被审计或税务部门关注。
四、总结
- 应付职工薪酬有时可以出现借方余额，常见情形是企业提前支付员工福利费或工资，形成预付性质款项。
- 对于一次性预付多期的员工宿舍租金，可以先通过“其他应付款”记录支付，再按月份分摊至“管理费用-福利费”，使费用与受益期匹配。
- 借方余额务必在后续期间逐步冲销，确保科目余额与负债性质的真实性，并合理区分应付职工薪酬和其他应付款的用途。
这样处理既符合法规要求，又让财务核算清晰透明。