一、问题背景
很多企业在参与境外工程、海外施工或外贸业务时，会在当地采购燃料、材料或相关服务。付款一般直接由国内公司账户转至境外供应商或服务提供方，并取得当地开具的发票。但在实际财务处理过程中，这些发票往往为外文格式，财务人员可能不熟悉内容，甚至无法确认商品或服务的具体描述，从而担心是否能够用作成本入账与企业所得税税前扣除凭证。
二、政策依据
根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）第十一条规定：
企业从境外购进货物或劳务发生的支出，以对方开具的发票或具有发票性质的收款凭证，以及相关税费缴纳凭证，作为税前扣除凭证。
这意味着，只要境外发票是真实、合法，并与企业经营活动直接相关，即可作为税前扣除的凭证，不因语言不同而失效。
三、扣除的条件与要求
- 真实性
发票必须能够证明交易真实发生。例如，发票上的金额与实际付款金额一致，付款记录能关联到开票方的收款账户。 - 合法性
发票需要符合当地国家或地区的开票规定。虽然不同国家发票样式不一，但应包含必要要素，如开票方信息（公司名称、地址或注册编号）、交易日期、商品或服务内容、金额及币种等。 - 相关性
发票所记录的交易必须与企业的生产经营活动直接相关。例如，加油费用应与境外施工项目中设备使用或运输直接挂钩。 - 可佐证材料
除发票外，建议保存银行付款凭证、合同、运输记录等辅助文件，以确保在税务审查时具有完整的支撑链条。
四、外文发票处理建议
- 翻译处理
若发票内容为外文，建议将其翻译成中文并附在凭证后，尤其是商品或服务描述部分，以便审查人员理解交易性质。 - 外币换算
发票金额如果为外币，记账时应按发生当日中国人民银行公布的汇率折算为人民币，并在凭证上注明汇率来源。 - 归档与保存
境外发票保存期限应与国内发票一致，通常不少于10年（税务特别稽查期要求），确保未来审计或税务检查时能提供完整资料。
五、结合提问的实际情况分析
针对您描述的情形：
- 境外加油属于施工项目的生产或运输环节直接相关支出；
- 付款由公司账户直接支付至境外加油站账户，有银行流水可证明资金流向；
- 发票金额、币种明确，虽为外文，但与支付金额一致；
- 如果发票是当地合法开具的收款凭证，则完全可以作为该项目成本入账，并在企业所得税汇算清缴时按税前扣除处理。
六、实务操作流程建议
- 收到发票后先确认抬头、日期、金额、交易类型；
- 保存银行付款凭证，并与发票进行匹配核对；
- 将发票文字翻译成中文，特别是油品名称、数量、单价等信息；
- 按汇率将外币金额换算为人民币，并填写入账凭证；
- 将该支出归集到境外施工项目成本科目中；
- 年度汇算清缴时，将该笔合规境外支出列入税前扣除项目。
结论：
您的境外加油站发票，只要能证明交易真实、开票合法且与项目施工直接相关，即便是外文内容无法完全识别，也可以通过翻译和佐证材料支持，合法计入成本并税前扣除。关键是确保发票与付款记录一致，并符合《企业所得税税前扣除凭证管理办法》的要求。