一、问题场景说明
在企业日常经营中，经常会出现“已付款但尚未收到发票”的情况。例如，采购了原材料、外包服务或支付运输费用时，对方在当期未开具发票，而企业又希望保证成本费用的配比原则，使费用及时反映至当期利润中。这种情况下的会计处理，应兼顾权责发生制与税务合规性，确保当期成本真实反映，同时便于后续凭证调整。
二、基本会计原则
- 权责发生制要求：费用应当在与其相关的收入实现的期间内确认，不因发票延迟开具而滞后反映。
- 发票取得的影响：发票属于税前扣除和增值税进项抵扣的重要凭证，但不影响费用确认的会计时点。也就是说，从会计角度可以先行计入成本，从税务角度则在取得发票后再予以税前扣除。
- 应付账款科目作用：付款时记录在“应付账款”表示对供应商义务已履行（预付或结算），当费用确认后，应及时转入“成本或费用类科目”。
三、初始会计处理（当月确认成本）
假设企业在11月支付了施工或加工费用1万元，但尚未获得发票。付款当日的初始分录为：
- 借：应付账款 10000元
- 贷：银行存款 10000元
此时，企业已完成付款但未记入成本。若希望成本及时体现在11月的利润表中，可进行以下调整分录：
- 借：主营业务成本（或管理费用、销售费用等） 10000元
- 贷：应付账款 10000元
通过上述分录，企业在当期就将该笔费用体现在成本中，实现权责匹配。
四、收到发票后的会计处理
当供应商随后开具发票时，应将发票信息与原记录对应，并按以下两种情况处理：
- 若发票金额与先前确认一致
不需调整成本，只需完善发票归档。企业在税务申报时以该发票为依据，允许进行税前扣除。无需编制额外会计分录，只需在税务系统中登记入账发票信息。 - 若发票金额不同于原确认金额
应根据实际发票金额与已计成本的差异进行调整： - 若发票金额高于原值：补提差额部分，分录为
- 借：主营业务成本
- 贷：应付账款
- 若发票金额低于原值：冲减多计部分，分录为
- 借：应付账款
- 贷：主营业务成本
- 若涉及进项税额（供应商为增值税一般纳税人且发票含税）
可在取得发票后确认进项税抵扣，分录示例如下： - 借：应交税费—应交增值税（进项税额）
- 借：主营业务成本（不含税金额）
- 贷：应付账款（含税金额）
此过程确保成本与税务处理同步匹配。
五、实务延伸与注意事项
- 未取得发票的税务风险
如果长期未取得发票，税务机关可能在汇算清缴时不认可税前扣除。因此，公司应催促供应商按合同及时开票。 - 合理的暂估或应付处理
若预计将在次期收到发票，可以将该笔支出暂估入成本： - 借：主营业务成本（暂估金额）
- 贷：应付账款—暂估款
待收到发票后调整至实际发生额。 - 资料留存要求
在发票未到前，付款凭证、合同、验收单、收据等文件应妥善保存，作为费用入账与发票追溯的重要依据。
六、总结
对于已付款但尚未收到发票的成本支出，企业可在当期先行做“借主营业务成本，贷应付账款”的分录，以便反映正确的期间费用；收到发票后，再根据实际金额进行调整或仅作归档即可。如果涉及进项税额，应在发票到达月份再计提进项税抵扣。这样既符合权责发生制原则，也有利于保持账务完整、避免漏计成本风险。