对于实行“先货后款”采购模式的单位，票据审核是内部控制的关键环节。为确保药品质量、财务合规并规避风险，审核责任不应在单一时点完成，而应遵循 “分阶段、多节点” 的制衡原则，在业务流程的关键环节进行层层审核。一个健全的流程应涵盖从订单到付款的全周期，明确入库验收与财务付款两个核心阶段的审核重点与责任主体。
一、核心原则：基于内部控制的阶段性审核
将审核压力全部集中于付款环节，会导致前期风险失控、后期纠错成本高昂。科学的做法是建立与物流、信息流、资金流相匹配的审核流程：
- 物流节点（入库时）：由仓储或业务部门进行 “实质性审核”，核心是确保“票、单、货”三者一致，药品数量质量无误。
- 资金流节点（付款前）：由财务部门进行 “合规性与形式审核”，核心是确保票据合法有效、审批权限完整、与合同及入库信息匹配，最终完成支付。
二、分阶段审核流程详解
以下是一个涵盖五个关键步骤的闭环管理流程设计：
第一步：采购申请与订单审核（事前控制）
- 审核节点：采购订单生成前。
- 责任主体：科室负责人、分管领导。
- 审核重点：
- 采购申请是否在预算范围内。
- 药品品种、规格是否符合医疗需要与目录规定。
- 选择的供应商是否在合格供应商名录内，价格是否经过询价比价或符合合同约定。
- 输出：经批准的采购订单（PO）。这是后续所有环节审核的基准文件。
第二步：到货验收与入库审核（事中控制 - 核心节点）
- 审核节点：药品送达，办理入库手续时。
- 责任主体：药库管理员、药师或指定的验收人员。
- 审核重点（“三单一致”与实物核对）：
- 对照采购订单：核对送达药品的品名、规格、生产厂家、批号、数量是否与订单完全一致。
- 对照随货同行单：检查供应商提供的送货单，确认信息。
- 实物查验：检查药品外观、包装、有效期、储存条件，必要时进行质量抽检。
- 初步核对发票：检查收到的增值税发票（或普通发票）上的药品信息、金额是否与送货单大致相符。此环节主要是接收并登记发票，而非完成财务合规性审核。
- 操作与输出：验收无误后，在库存管理系统中办理入库，生成 《入库单》 。入库单必须包含：药品详细信息、实收数量、生产批号、有效期、验收人签字。入库单编号应与发票信息关联。
第三步：票据整理与提交（事中衔接）
- 责任主体：采购员或库管员。
- 操作：在入库后，将本次采购的全套票据整理粘贴，包括：发票、采购订单（复印件）、送货单、入库单。填写支出报销单，提交至财务部门。
- 关键：此时票据进入财务待审池，但付款时钟根据约定的90天账期开始计算。
第四步：付款前的财务合规性审核（事后控制 - 关键节点）
- 审核节点：约定的账期（如90天）届满，准备付款前。
- 责任主体：财务会计。
- 审核重点（“三单匹配”与合规审查）：
- 票据合法性：检查发票真伪（可通过税务平台查验）、抬头税号是否正确、章戳是否清晰、项目开具是否规范。
- 业务真实性：严格进行 “三单匹配” —— 核对 发票、采购订单、入库单 三者记载的供应商、药品品规、数量、金额是否完全一致。这是防止重复付款或虚构采购的核心防线。
- 审批完整性：检查报销单是否已由采购申请人、验收人、部门负责人等按权限链完成审批签字。
- 合同与政策合规：核对付款条件、账期是否与合同一致；检查采购是否符合政府采购或校内招标管理规定。
- 输出：审核无误后，财务编制付款凭证，进入最终审批支付程序。
第五步：支付执行与账务处理
- 责任主体：出纳、会计。
- 操作：出纳根据已审批的付款凭证，通过银行对公账户办理支付。会计根据完整票据链，进行账务处理：借记“库存商品”、“应交税费-应交增值税（进项税额）”，贷记“应付账款”；付款时借记“应付账款”，贷记“银行存款”。
三、关键要点与风险防范总结
- 职责分离：验收人（库管）、采购人、审批人、付款人（财务）必须由不同岗位担任，形成制衡。
- 入库审核是基础：此环节若失守，意味着接受了错误的货物，后续财务审核将失去意义。必须由懂药品的专业人员负责。
- 财务审核是闸门：此环节确保所有业务以合法合规的票据形式入账，并控制资金安全流出。财务人员有权对任何不匹配或不规范的票据提出质疑并退回。
- 信息系统支持：如条件允许，应使用ERP或采购管理系统，实现订单、入库、发票信息的线上流转与自动匹配，提高审核效率和准确性。
- 档案管理：将“采购订单-送货单-入库单-发票-付款凭证”作为完整档案装订保存，以备审计和查验。
通过上述分阶段审核流程，门诊部能在享受账期优势的同时，有效管控药品质量风险、资金安全风险与税务合规风险。