在企业薪酬核算中，由企业先行垫付、后从工资中扣回的水电费，其性质属于企业与员工之间的资金往来清算（代垫款收回），而非工资薪酬的组成部分。因此，这直接影响个税申报基数的确定和会计分录的编制。以下将厘清核心原则，并分步详解完整的账务处理流程。
一、核心原则：个人所得税的计税依据
根据《中华人民共和国个人所得税法》及实施条例，工资、薪金所得是指个人因任职或受雇而取得的所得，包括工资、奖金、津贴、补贴等所有与任职受雇相关的经济利益。
- 关键界定：企业为员工垫付、并由员工最终承担的水电费，属于员工个人消费支出，与企业向其提供任职报酬的经济实质无关。因此，该笔扣款不能从工资薪金所得中减除。
- 结论：个人所得税申报时，应以扣除水电费等个人消费性代垫款之前的应发工资总额作为计税收入额。即，在您提供的案例中，应以 10 作为个税申报的工资金额，而非扣除1之后的结果。
二、全套会计处理流程与分录示例
为清晰展示，假设以下数据：某员工当月工资薪金总额（即应发工资）为10，企业为其垫付水电费1。为简化，暂不考虑社保、公积金及其他扣除。个税计算假设为0.5。
步骤一：计提当月工资费用
按应发工资总额计提，确认成本费用和负债。
- 分录：
借：管理费用 / 销售费用等 — 工资薪金 10
贷：应付职工薪酬 — 工资 10 - 解读：此分录确认企业的人工成本费用为10，对应付给员工的负债总额也为10。
步骤二：支付水电费并确认代垫债权
企业向公用事业公司支付水电费时，该支出属于为员工代垫的款项，形成一项对员工的应收债权。
- 分录：
借：其他应收款 — 代垫员工水电费 1
贷：银行存款 1 - 解读：“其他应收款”增加，代表企业拥有向员工收回1的权利。
步骤三：发放工资，扣回代垫款并代扣个税
发放工资时，从应付薪酬中扣减应收回的代垫款以及代扣的个人所得税，支付剩余净额。
- 发放与扣款分录：
借：应付职工薪酬 — 工资 10 （冲销全部计提的负债）
贷：银行存款 8.5 （实际支付给员工的现金：10 - 1 - 0.5 = 8.5）
其他应收款 — 代垫员工水电费 1 （冲销代垫债权，收回垫款）
应交税费 — 应交个人所得税 0.5 （确认代扣个税的负债） - 解读：
- 借方将“应付职工薪酬”科目余额清零。
- 贷方“其他应收款”清零，表示债权收回。
- 贷方“应交税费”增加0.5，表示待缴纳的个税。
- 整个过程结束后，“应付职工薪酬”科目借贷方均为10，已结平，不存在差额。
步骤四：缴纳代扣的个人所得税
将代扣的个税缴入国库。
- 分录：
借：应交税费 — 应交个人所得税 0.5
贷：银行存款 0.5
三、流程总结与关键科目勾稽关系
通过以上四步，业务完成闭环。其核心勾稽关系如下：
- 费用总额：计入利润表的职工薪酬费用始终是 10。
- 负债清偿：“应付职工薪酬”科目从贷方发生额10到借方发生额10，已结平。
- 代垫款清算：“其他应收款—代垫员工水电费”从借方发生额1到贷方发生额1，已结平。
- 资金流出总额：企业共支付现金两次，合计9.5（支付水电费1 + 发放工资净额8.5），其中1元由员工最终承担（通过工资扣回），0.5元为代扣税款，8元为员工税后净收入。
- 个税申报基数：向税务机关申报的该员工“工资薪金所得”为 10。
四、实务操作要点与风险提示
- 工资表设计：内部工资条应清晰列示：应发工资（10）、代扣项目（如水电费 1）、代扣个税（0.5）、实发金额（8.5）。其中，“应发工资”即为个税申报基数。
- 凭证支持：代垫水电费应有清晰的证据链，包括公用事业公司开具的发票（抬头可为公司）、费用分摊表及内部审批手续，以证明业务的真实性，避免被误认为是发放补贴。
- 社保与公积金基数：需要特别注意，社会保险和住房公积金的缴费基数通常也与“应发工资”总额相关，具体需依据当地社保、公积金管理部门的规定确定，一般不包括此类代垫款。
- 沟通与告知：企业应从制度上明确代垫款项的扣回规则，并提前告知员工，确保工资发放清晰透明，避免争议。
遵循上述流程进行处理，既能确保个人所得税申报的合规性，又能使会计记录真实、清晰地反映业务的经济实质。