在企业日常运营中，考勤表与劳动合同的管理职责划分，不仅关乎工作效率，更涉及劳动法律合规、薪酬核算准确性与审计风险防范。通常遵循“专业归口、协同备份”的原则，即由人力资源部门（或行政部门）负主要保管责任，财务部门根据工作需要留存关键复印件或电子备份。
一、各部门的核心职责与保管定位
1. 人力资源部门（主导与原件保管方）
- 劳动合同：作为确立劳资双方权利和义务的核心法律文件，其原件必须由人力资源部门统一、长期保管。这便于办理入职、续签、变更、解除等全流程人事手续，并应对劳动监察、仲裁或诉讼。
- 考勤记录：原始考勤数据（如打卡机记录、部门签到表）通常由人力资源部门或指定的行政部门负责收集、统计与初步审核。它们是核算工资、加班费及各类休假待遇的直接依据。
2. 财务部门（协同与备份使用方）
- 核心需求：财务部门负责薪酬的最终核算与发放。为确保工资计算的准确性和有据可查，尤其是加班费、缺勤扣款等可变部分，财务部门需要获取并审阅经人力资源部门审核确认后的最终版考勤汇总表。
- 保管形式：财务部门通常不负责保管劳动合同原件及考勤原始记录，但应将每月用于核算工资的 《考勤汇总确认表》 作为重要会计凭证附件，与当月工资表一同归档保存，期限不少于15年。对于关键岗位（如高管、财务人员）的劳动合同，可留存复印件以备核查。
二、财务部门为何需要备份或可查？——四大关键原因
- 薪酬核算的准确性依据：工资表中的基本工资、绩效、津贴扣款等，需与劳动合同约定一致；加班费、事假扣款等需与考勤记录吻合。财务必须依据这些文件执行计算。
- 应对审计与税务稽查：无论是外部财务审计、税务检查还是内部审计，薪酬支出都是重点领域。审计人员会抽查劳动合同以验证员工真实性及薪酬标准，核对考勤以验证加班费等支出的合理性。财务部门若能快速提供相关支持文件，将极大提升核查效率。
- 成本分析与预算控制：分析人力成本结构、进行未来预算编制时，劳动合同中的薪酬条款和历史的考勤加班数据是重要的基础数据来源。
- 防范税务与社保合规风险：税务机关可能关注工资薪金支出的真实性，社保机构可能核查缴费基数与工资的一致性。完整的人事档案链（合同、考勤、工资表）是证明合规性的有力证据。
三、规范化管理建议与操作要点
为杜绝推诿与风险，建议企业通过书面制度明确以下流程：
- 制度明确：在《财务管理制度》或《人事档案管理制度》中，明确规定人力资源部门为劳动合同与原始考勤的归档责任部门，并定义其向财务部门传递薪酬核算所需文件的流程、时间与形式。
- 交接流程闭环：
- 每月初，人力资源部门将经员工本人及部门负责人签字确认的上月《考勤汇总表》（纸质或加密电子版）与《工资变动通知单》等，一并提交至财务部。
- 财务部将其作为编制工资表的关键附件，核算完成后随当月会计凭证装订存档。
- 档案查阅权限：应设立权限，确保劳动合同原件等敏感信息仅限人力资源部门及经授权的高管查阅。财务部门因工作需要查阅时，需履行登记借阅手续。
- 电子化备份趋势：随着数字化办公普及，许多企业使用HR SaaS系统或OA系统。在此情况下：
- 劳动合同关键信息及扫描件、电子考勤数据可集成至系统中。
- 财务部门可被授予相应的查询权限，在需要时直接调阅核验，无需纸质备份，但需确保系统数据安全与不可篡改。
四、对连续问题补充的概括讲解
针对实际操作中可能延伸的疑问，统一说明如下：
- 问题：如果人力资源部门管理不善，财务是否应该接手原件？
- 回答：不应接手原件，但应督促并协助人力资源部门建立规范。财务可定期（如每季度、每年）要求人力资源部门提供已归档文件的清单或关键信息索引，进行监督。
- 问题：在审计时，审计师直接向财务索要这些资料怎么办？
- 回答：财务人员应告知审计师公司规定的档案保管职责部门，并积极协调人力资源部门配合提供。财务自身提供其保管的工资表及附后的考勤汇总表即可。
- 问题：小微企业没有独立人力资源部门怎么办？
- 回答：在小型企业中，这些职能可能由行政、前台或老板本人兼任。但职责仍需明确指定给一个岗位。通常，由负责招聘和发薪的岗位保管合同与考勤原件，而财务人员务必在核算工资前，主动索取并审核签字版的考勤确认单。
总而言之，考勤表与劳动合同的保管，首要是职能归口，核心是流程闭环。财务部门虽非主导保管方，但作为薪酬核算的终环和审计稽查的关键对接方，必须确保相关文件的可获取性、可验证性，并留存好自身责任环节的完整凭证，从而构建起坚实的内控防线。