一、外部法定证据：证明债务人清偿能力丧失的权威文件
这是坏账损失得以税前扣除的最关键、最具说服力的依据。具体形式取决于债务人所处的状态。
- 债务人依法注销、被吊销或宣告破产：
- 工商注销证明：提供市场监督管理部门出具的《企业注销登记通知书》。这是证明法人主体资格消亡的直接证据。
- 法院破产裁定书：对于进入破产程序的企业，需提供人民法院出具的破产终结裁定书。该文件明确宣告债权无法清偿或清偿比例极低。
- 吊销营业执照证明：提供债务人被工商部门吊销营业执照的处罚决定书。虽然吊销不等于注销，但结合其他证据可证明其停止经营、无法偿债的状态。
- 债务人因自然灾害、战争等不可抗力导致重大损失，确实无力偿还：
- 官方灾情报告或公告：需提供县级（含）以上人民政府或职能部门（如应急管理部）发布的灾情通报、损失公告等，证明债务人资产遭受毁灭性损失。
- 债务人资产严重损失的第三方证明：如保险公司的理赔报告、资产评估机构的损失鉴定报告等。
- 债务人死亡或依法被宣告失踪、死亡：
- 公安部门出具的死亡证明、法院出具的宣告死亡法律文书。
- 同时需提供该债务人的遗产清单或法院关于其遗产不足清偿债务的裁定，以证明债权无法从遗产中获得偿付。
- 债务重组协议或法院判决、裁定：
- 具有法律效力的债务重组协议：协议中必须明确约定剩余债权予以豁免或无法追偿。
- 法院的判决书或裁定书：在诉讼后，如果法院因债务人无财产可供执行而出具《终结本次执行程序裁定书》或《终止执行裁定书》，这是证明“执行不能”的强有力证据。
二、内部备查证据：记录企业自身追索努力的完整链条
外部证据可能因债务人失联而难以获取，此时，一套详尽的企业内部追索记录就至关重要，它用以证明企业已尽到合理的催收义务。
- 债权形成的原始凭证：销售合同、发货单、签收记录、发票等，证明该笔应收账款的真实性与金额准确性。
- 持续的催收过程记录：
- 书面催收函件：保留邮寄催收函的底稿及邮寄凭证（如挂号信回执）。
- 电子催收记录：重要的催收电子邮件、即时通讯工具（如企业微信）催收截图，需能清晰显示沟通内容、时间与对方身份。
- 催收电话录音：在合规前提下，对关键催收通话进行录音，并整理成文字记录。
- 企业内部决策文件：
- 关于该笔账款可收回性的专项报告，由业务、财务、法务部门共同出具评估意见。
- 董事会或总经理办公会同意核销该坏账的决议文件，这是内部会计处理的授权依据。
- 企业自身的会计处理凭证：计提坏账准备的记账凭证及明细账页。
三、资料体系的整合与税务申报要点
在实际操作中，企业需要将上述外部与内部证据系统性地整理成册，形成一份完整的“坏账损失税前扣除备案（备查）资料”。
- 证据的优先层级：在资料准备上，外部法定证据的效力远高于内部证据。拥有法院裁定、工商注销证明等文件，税前扣除的成功率最高。若仅有内部催收记录，则需确保记录链条完整、时间跨度足够长（通常建议持续追索三年以上），并能相互印证债务人已“人去楼空”、经营终止等事实。
- 关于“是否必须由税务局出具”的澄清：资料并非必须由税务局出具。税务局是资料的审核方，而非出具方。所需的证明文件应由具有相应职权的第三方机构出具，如工商局、法院、公安局、人民政府等。企业的角色是收集、整理并提交这些证据。
- 税务申报流程：在进行企业所得税年度汇算清缴时，企业需填报《资产损失税前扣除及纳税调整明细表》，将该笔坏账损失金额进行申报。同时，将所有准备好的证据资料妥善保管，以备税务机关在后续管理中进行核查。根据规定，这些资料需留存至少十年。
四、总结与风险管理建议
总之，坏账损失的确认是一个“证据为王”的过程。企业不应在应收账款长期挂账后简单进行账务核销，而应从债权形成之初就注重凭证管理，并在出现回收风险时，有意识地、系统性地固定和保存所有追索证据。
建立规范的信用管理与坏账核销内部控制制度至关重要。建议企业对大额、长账龄的应收账款定期进行风险评估，并及早启动法律程序（如诉讼），以获得法院的裁判文书，这将为未来可能发生的坏账损失税前扣除提供最坚实的法律保障。通过完备的资料准备，企业既能真实反映经营风险，又能合法合规地降低税负，有效管控税务风险。