当小规模纳税人将自产、委托加工或购进的商品无偿赠送给员工时，根据《中华人民共和国增值税暂行条例实施细则》第四条的规定，这一行为需要被“视同销售货物”，计算缴纳增值税，并进行相应的会计处理。这不仅是税务合规的要求，也确保了财务账目能准确反映经济实质。以下将系统阐述其会计处理流程、分录解析及关键税务要点。
一、 业务实质与税务判定
企业将商品发放给员工作为福利，其经济实质包含两个环节：
- 非货币性职工薪酬的发放：企业以实物形式向员工支付报酬或提供福利。
- 货物的转移：企业的库存商品所有权转移给了员工。
因此，会计与税务处理需同步反映这两个环节：一方面确认职工福利费用，另一方面确认商品销售收入并结转成本。
二、 会计处理步骤与分录详解
假设一家生产礼品的小规模纳税人，将一批自产商品发放给总部管理人员。该批商品市场同类售价为15，450元（含税），其生产成本为8，000元。公司适用1%的征收率（假设在优惠期内）。
第一步：确认职工福利费负债
根据商品的市场公允价值（即视同销售价格）计提福利费。
- 计算：
不含税销售额 = 15,450 / (1 + 1%) = 15,297元
应交增值税额 = 15,297 × 1% = 153元 - 分录：
借：管理费用—职工福利费 15,450
贷：应付职工薪酬—非货币性福利 15,450 - 解析：此分录按商品含税价确认了公司应承担的福利费用，并形成对员工的支付义务。费用根据受益部门计入相应科目（如生产人员计入“生产成本”，销售人员计入“销售费用”）。
第二步：履行福利支付义务，并确认视同销售收入
通过“应付职工薪酬”科目过渡，结转福利负债，同时确认视同销售的营业收入和纳税义务。
- 分录：
借：应付职工薪酬—非货币性福利 15,450
贷：主营业务收入 15,297
贷：应交税费—应交增值税 153 - 解析：该分录是处理的核心。它冲减了第一步确认的负债，并同时确认了销售收入和销项税额。这体现了“视同销售”的本质：虽然没有现金流入，但产生了与销售等同的纳税义务和收入确认义务。
第三步：结转已“售出”商品的成本
既然确认了收入，就必须匹配对应的成本。
- 分录：
借：主营业务成本 8,000
贷：库存商品 8,000 - 解析：将发放商品的生产成本从资产科目结转为当期损益，符合收入与成本配比原则。
三、 关键税务处理要点
- 增值税处理：
- 无论是否开具发票，均应按上述金额计算申报增值税。
- 该项视同销售额需计入企业当季的销售收入总额，用以判断是否超过季度45万元的增值税免税标准。如果因此导致季度总额超标，则该笔153元的税款需缴纳；若未超标，则可享受免税。若免税，在季度末应将“应交税费—应交增值税（153元）”转入“其他收益”或“营业外收入”。
- 企业所得税处理：
- 在计算企业所得税时，应确认视同销售收入15,297元，同时确认视同销售成本8,000元。两者差额将影响应纳税所得额。
- 计入管理费用的福利费15,450元，需受税法规定的职工福利费支出限额（不超过工资薪金总额14%的部分准予扣除）的约束，超限额部分需做纳税调增。
- 个人所得税处理：
- 企业向员工发放的非货币性福利，应并入员工当月工资薪金，依法代扣代缴个人所得税。
四、 常见误区与风险提示
- 误区一：直接冲减库存商品，不确认收入。
- 错误分录：借：管理费用—福利费 8,000；贷：库存商品 8,000。
- 风险：此做法漏报了增值税和企业所得税，属于偷税行为。同时导致收入成本不匹配，财务报表失真。
- 误区二：忽略公允价值，按成本价视同销售。
- 风险：视同销售价格的确定应按照以下顺序：①近期同类货物平均售价；②其他纳税人近期同类货物平均售价；③组成计税价格。按成本价确认会少计收入和增值税。
- 凭证与资料留存：内部需保留福利发放决议、物品签收清单等，以证明业务的真实性。税务稽查时，需能提供确定视同销售价格的依据。
总结，小规模纳税人将自产商品发放给员工的视同销售处理，是一套完整的闭环操作：“按市价计提福利费 → 通过应付薪酬过渡确认收入与销项税 → 按成本结转销售成本”。正确处理不仅关乎增值税、企业所得税的合规缴纳，也影响到福利费的企业所得税扣除以及员工的个人所得税。财务人员必须严格按此流程操作，确保账务清晰、税务合规。