在企业日常财务处理中，员工提交抬头为个人的费用发票（如通讯费）请求报销是一个常见场景。此问题涉及会计入账与税务抵扣两个层面，需依据相关法规进行区分处理。以下将从政策依据、会计处理、税务规定、潜在风险及优化建议等方面进行详细阐述。
一、政策核心依据：发票管理及税前扣除规定
根据《中华人民共和国发票管理办法》第二十一条规定，所有单位和个人在从事经营活动中，对外发生经营业务收取款项，收款方应当向付款方开具发票。同时，《国家税务总局关于发布〈企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》（国家税务总局公告2018年第28号）第九条明确指出，企业在境内发生的支出项目属于增值税应税项目的，对方为已办理税务登记的增值税纳税人，其支出以发票（包括按照规定由税务机关代开的发票）作为税前扣除凭证。
关键点在于：税前扣除凭证（发票）的“抬头”必须为企业全称。如果发票抬头为个人姓名，则从税法角度看，该凭证无法证明费用与企业生产经营直接相关，因此不得作为企业所得税税前扣除的合法依据。
二、会计处理：可以入账，但性质特殊
从会计核算角度，企业可以根据内部管理制度，对员工因工作需要先行垫付并取得发票的费用进行报销。
- 入账流程：当员工提供金额680元的个人抬头通讯费发票时，公司经审核确认该支出与职务活动相关（如业务联系），可按规定流程审批并通过“管理费用—通讯费”或“销售费用”等科目进行核算。
- 会计分录示例：借记“管理费用—通讯费”680元，贷记“银行存款”或“库存现金”680元。
- 经济实质优先：会计上遵循实质重于形式原则。只要该笔支出真实、合理且与企业经营相关，即使发票形式不符合税法抵扣要求，也可以据实反映在利润表中，作为一项实际发生的费用。
三、税务处理：企业所得税前不得扣除
这是该问题的核心。个人抬头发票在税务处理上面临严格限制：
- 汇算清缴需纳税调增：在年度企业所得税汇算清缴时，此类凭个人抬头发票列支的费用，因其不符合税前扣除凭证规定，需全额进行纳税调增。即，需要在企业会计利润的基础上，增加680元的应纳税所得额，计算缴纳企业所得税。
- 假设企业所得税税率为25%，则因此笔发票需多缴纳企业所得税：680元 × 25% = 170元。
- 与“无票支出”等效：正如追问中所提及的，在税务效力上，使用个人抬头发票报销与“没有取得发票”的状态基本一致。两者都因缺乏合法有效的税前扣除凭证，而导致相应支出无法在计算企业所得税时扣除，增加了企业的税收成本。
- 增值税进项税额：由于发票抬头不是公司，公司自然无法就该笔费用进行增值税进项税额的认证抵扣，无论发票是否为增值税专用发票。
四、潜在风险与合规提示
- 税务稽查风险：若企业存在大量以个人发票报销冲抵费用的情况，极易在税务稽查中被重点关注。税务机关可能认定企业涉嫌虚列费用、偷逃税款，从而要求补税、加收滞纳金（每日万分之五）并处以罚款（税款百分之五十以上五倍以下）。
- 内控管理缺陷：频繁接受个人发票报销，反映出发票管理制度松散，可能导致虚假报销、费用失控等内控问题，损害公司利益。
- 关于其他设备报销的延伸：在实务中，不仅发票抬头，报销物品的实质用途也需合规。例如，有用户追问“平板电脑能插U盾网银转账吗？”，这涉及企业电子支付安全。通常，银行U盾（数字证书）需要安装在符合安全规范的电脑上使用，大多数平板电脑因操作系统及接口限制，无法直接兼容银行U盾，因此为办理对公转账而购置平板电脑的报销申请，其合理性与必要性需严格审视。
五、规范管理的实务建议
为规避风险，企业应建立并严格执行费用报销制度：
- 前置化要求：向员工明确传达规定，因公消费必须努力获取公司抬头的发票。对于通讯费，可考虑与运营商协商签订公司付费协议，直接取得公司抬头发票。
- 区分费用类型：对于确实无法取得公司抬头发票的小额零星支出（如个人打车、小额快递），可依据国家税务总局2018年28号公告第九条，以内部凭证（如付款凭证、费用分配表）及对方开具的收款凭证作为税前扣除依据，但需符合“小额零星”的标准（通常指增值税起征点以下，按次不超过500元）。
- 加强审核与培训：财务部门在报销审核时，应严格核查发票抬头。定期对员工进行财税知识培训，解释个人发票报销带来的税务损失，提升全员合规意识。
综上所述，对于金额680元的个人抬头通讯费发票，企业可以依据真实性原则进行会计入账，但在税务上，该笔费用不得在企业所得税前扣除，需做纳税调增处理。企业应从根本上规范发票取得环节，以降低税务成本与合规风险。