在企业会计实务中，对已发生但发票未到的成本进行暂估入账是常见操作。当后续取得正式发票时，需要根据收到发票的时间（是否跨年度）以及发票金额与暂估金额是否一致，进行相应的账务调整。以下将系统性地解析其处理原则、具体分录步骤及注意事项。
一、暂估入账的核心逻辑与后续调整目标
首先，需要理解初始暂估分录（借：主营业务成本-暂估 180,000元，贷：其他应付款-暂估 180,000元）的实质：
- 目的：遵循权责发生制，在费用实际发生的当期确认成本，确保利润表核算准确，无论款项是否支付或发票是否取得。
- 科目实质：“主营业务成本-暂估”是一个临时性的成本科目；“其他应付款-暂估”是一个临时性的负债科目，代表一笔尚未取得正式票据的应付义务。
- 调整目标：收到发票后，核心任务是冲销（转出）原暂估分录，并根据发票的准确信息，编制正式、规范的会计分录，将成本与负债从“暂估”状态转为“确认”状态。
重要提示：原分录中使用“现金-暂估”科目在标准会计中并不常见，更规范的做法是贷记“其他应付款-暂估”或“应付账款-暂估”。下文将基于规范的“其他应付款-暂估”进行讲解，原理完全相通。
二、取得发票后的具体会计处理（分场景）
处理方式取决于收到发票的年度是否与暂估成本归属的年度相同。
场景一：当年内收到发票（最普遍情况）
假设该18万元成本属于2025年12月，并在2026年1月（即下一个会计年度开始前）收到了发票。
- 第一步：红字冲销原暂估分录
编制与原暂估分录金额相同、借贷方向相反的分录（或用红字编制相同分录），将暂估金额全部冲回。 - 借：其他应付款-暂估 180,000元
- 贷：主营业务成本-暂估 180,000元
- 此步完成后，“主营业务成本-暂估”和“其他应付款-暂估”科目余额均为零。
- 第二步：根据发票编制正式分录
根据发票上注明的准确金额、供应商信息，编制正确的会计分录。 - 假设发票含税金额 exactly 为180,000元，且为普通发票（或专票已认证）：
- 借：主营业务成本（或库存商品等，根据实际内容） 180,000元
- 贷：应付账款—XX供应商 180,000元
- 如果发票金额与暂估金额有差异（例如发票实际为185,000元）：
- 借：主营业务成本 185,000元 （按发票全额入账）
- 贷：应付账款—XX供应商 185,000元
- 由于之前暂估了180,000元成本，此次入账185,000元，相当于在当期补计了5,000元成本。如果发票金额小于暂估，则相当于冲回多计成本。
场景二：跨年度后收到发票（涉及以前年度损益调整）
假设该18万元成本属于2025年，但发票在2026年才收到。此时不能再调整2025年度的“主营业务成本”，因为该年度已结账，损益已转入“本年利润”及“未分配利润”。
- 第一步：红字冲销原暂估分录
- 借：其他应付款-暂估 180,000元
- 贷：以前年度损益调整 180,000元
- 注意：此处贷方不能再用“主营业务成本”，因为成本属于上年。使用“以前年度损益调整”科目，专门用于核算这类跨年度的损益影响。
- 第二步：根据发票编制正式分录
- 假设发票金额为180,000元：
- 借：以前年度损益调整 180,000元
- 贷：应付账款—XX供应商 180,000元
- 此时，“以前年度损益调整”科目借贷相抵后余额为零。
- 第三步：结转“以前年度损益调整”的净影响至留存收益
如果发票金额与暂估金额有差额，则“以前年度损益调整”科目会有余额。 - 假设发票金额为185,000元：
- 冲销暂估：借：其他应付款-暂估 180,000元，贷：以前年度损益调整 180,000元。
- 按发票入账：借：以前年度损益调整 185,000元，贷：应付账款 185,000元。
- “以前年度损益调整”科目此时有借方余额5,000元，表示需要调减2025年度净利润5,000元。将其结转：
- 借：利润分配—未分配利润 5,000元
- 贷：以前年度损益调整 5,000元
- 同时，考虑对盈余公积的影响（按10%计提）：
- 借：盈余公积—法定盈余公积 500元
- 贷：利润分配—未分配利润 500元
三、关于初始“现金”支付假设的特别说明
用户追问中强调“一开始走的现金”。这通常意味着在做暂估分录时，可能已实际支付了款项。此时，初始更完整的分录可能应为：
- 暂估成本：借：主营业务成本-暂估 180,000元，贷：其他应付款-暂估 180,000元。
- 实际付款：借：其他应付款-暂估 180,000元，贷：银行存款 180,000元。
在这种情况下，收到发票时：
- 若未跨年：只需完成上述场景一的第一步（冲销暂估），然后根据发票金额，借记“主营业务成本”，贷记“其他应付款-暂估”。由于款项已清，可再将“其他应付款-暂估”与“其他应付款—XX供应商”对冲。
- 若已跨年：按场景二处理，调整损益科目。实际支付不影响对损益的追溯调整。
四、核心要点与税务处理提醒
- 区分年度是关键：是否跨会计年度，决定了是直接调整当期成本，还是通过“以前年度损益调整”科目处理。
- 企业所得税处理：对于暂估成本，在汇算清缴结束前（次年5月31日）取得发票的，可以在发生年度税前扣除。超过此期限未取得发票，则需做纳税调增。因此，及时取得发票至关重要。
- 凭证管理：应将原始暂估依据（如入库单、合同）、付款凭证以及后来收到的正式发票，作为整个业务链条的完整凭证妥善附后，确保账实相符、有据可查。
总而言之，处理暂估成本回票业务，需遵循“先冲回，再按实做”的原则，并严格根据发票取得时间是否跨年，选择正确的损益科目进行调整，确保财务数据在不同会计期间的准确性与连续性。