在企业日常经营中，因销售退回、开票信息错误或销售折让等原因，常常需要对已开具的发票进行冲销，此时便会涉及到红字发票的开具。根据国家税务总局的明确规定，企业不可以直接凭空开具红字发票，必须基于一张已开具且有效的蓝字发票，并通过法定的申请流程，才能最终开具红字发票。 整个流程的核心是 《开具红字增值税专用发票信息表》（简称《红字信息表》）的申请与核准。以下将分步骤详细解析其政策依据、具体操作流程及关键注意事项。
一、核心政策与原则：为何必须“先有蓝，后有红”？
红字发票，其法律名称为“增值税红字专用发票”或“红字普通发票”，其功能是冲销或抵减原蓝字发票所确认的销售额和销项税额。它的开具并非一个独立的开票行为，而是一个对前期已发生交易的 “更正”或“撤销” 操作。
因此，其存在的前提必须是：
- 存在对应的原始交易：即曾经有一笔真实的销售业务发生。
- 存在对应的原始票据：为该笔业务开具过一张有效的蓝字增值税发票（无论是专票还是普票）。
- 存在法定的冲销事由：符合税法规定的可以开具红字发票的特定情形，如销货退回、开票有误、应税服务中止等。
如果没有对应的蓝字发票，红字发票就失去了冲销的对象，其开具将导致税务系统内数据混乱，属于违规操作。
二、标准操作流程：两种情形的差异化处理
根据蓝字发票是否已被购买方用于申报抵扣，红字发票的开具流程分为两种情形，这是操作中最重要的区分点。
情形一：购买方未用于申报抵扣（或购买方为受票方为小规模纳税人、个人等）
此流程相对简单，主要由销售方（开票方） 发起。
- 销售方申请：销售方在增值税发票管理新系统中，填开并提交《红字信息表》。
- 填表关键：在填表时，需选择“购买方未用于申报抵扣”的原因，并准确录入原蓝字发票的代码和号码。系统将自动调出原发票信息进行核对。
- 生成红字发票：《红字信息表》提交后，系统会生成一个16位的《信息表编号》。销售方凭此编号，即可在开票系统中直接开具红字发票，无需等待税务机关审核。
情形二：购买方已用于申报抵扣
此流程较为复杂，需由购买方（受票方） 首先发起。
- 购买方申请：购买方在发票新系统中填开并提交《红字信息表》。
- 核心步骤——进项税额转出：在申请《红字信息表》之前，购买方必须在其当期的增值税申报表中，将原蓝字发票对应的进项税额做转出处理。这是启动流程的必要前置条件，意味着购买方已主动放弃该笔进项的抵扣权。
- 传递信息表：《红字信息表》提交并生成编号后，购买方需将《信息表编号》通知给销售方。
- 销售方开票：销售方在系统中凭接收到的《信息表编号》，查询并确认信息无误后，方可开具红字发票。
三、可以申请开具红字发票的具体情形
根据规定，只有在以下情况发生时，方可启动上述流程：
- 销货退回：货物因质量等问题被退回。
- 开票有误：包括但不限于购买方信息错误、货物名称或金额税率错误、发票打印不清晰等。
- 应税服务中止：已开具发票的服务合同提前终止。
- 销售折让：因货物或服务质量问题，经协商给予价格折让。
- 发票无法认证：购买方取得发票后，因票面信息问题导致无法勾选认证或稽核比对的。
四、操作中的关键细节与风险提示
- 红字信息表的唯一性与对应性：一张《红字信息表》必须且只能对应一张蓝字发票。一张蓝字发票可以分多次红冲（如部分退货），但需分别申请多张《红字信息表》。红冲的合计金额和税额不得超过原蓝字发票的金额和税额。
- 时间限制：对于因开票有误等原因申请红字发票，通常没有绝对的时间限制。但企业应遵循业务发生的真实性原则，及时处理。
- 蓝字发票丢失的处理：
- 如果丢失的蓝字发票未进行认证抵扣，销售方可凭加盖公章的发票记账联复印件及购买方出具的未抵扣证明，自行申请《红字信息表》。
- 如果丢失前已认证抵扣，购买方需先办理进项税额转出，然后凭销售方提供的记账联复印件及已抵扣证明，申请《红字信息表》。
- 对纳税申报的影响：销售方开具红字发票后，需在开具当月的增值税纳税申报表中，冲减当期的销售额和销项税额（在附表一中填入负数）。购买方则需确保已做进项转出。
- 普通发票的红冲：增值税普通发票发生冲红，流程相对简化。通常在开票系统中直接操作“红字发票开具”，录入原蓝字发票代码和号码即可，部分情况下无需事先申请《红字信息表》，但具体操作需遵循当地税务机关和开票软件的要求。
五、总结与操作清单
总而言之，红字发票的开具是一个严谨的闭环更正流程。企业财务人员应牢记以下操作要点：
- 确认前提：确保存在合法有效的原蓝字发票及合理的红冲事由。
- 判断情形：立即确认受票方是否已将该发票用于抵扣，这是决定由哪一方发起流程的关键。
- 规范操作：严格通过增值税发票管理系统申请《红字信息表》，杜绝手工填写或私自印制红字发票。
- 同步账务：红字发票开具后，及时进行账务处理，借记“应收账款”（红字），贷记“主营业务收入”（红字）和“应交税费—应交增值税（销项税额）”（红字）。
- 准确申报：在对应纳税申报期，准确填报红字发票数据，完成税款调整。
遵循“先蓝后红、凭表开具”的原则，是保障企业发票管理合规、规避税务风险的基础。