在企业管理中，工资支付方式常引发争议，尤其是现金发放是否合规的问题。针对您提到的情形——企业已为员工缴纳社保并申报个税，仅以现金形式支付工资，从现行法律法规角度看，这一做法本身并不违法，但必须严格遵循法定程序与证据留存要求。以下结合2026年最新劳动法规与实践，详细解析现金发薪的合法性、操作要点及潜在风险。
一、法律依据：现金支付工资的合法性基础
根据《工资支付暂行规定》第六条，用人单位可采取现金或银行代发形式支付工资，并未强制要求必须通过银行转账。该条款核心在于：无论以何种形式支付，用人单位均需书面记录支付金额、时间、领取者姓名并签字确认，且记录需保存至少两年（部分地区已延长至三年）以备核查。同时，《劳动法》第五十条规定，工资应当以货币形式按月支付，这里的“货币”包含现金，只要不采用实物或有价证券替代即可。
此外，企业已履行的社保缴纳与个税申报义务，进一步佐证了其规范用工的意愿。现金支付本身不影响社保与个税的法律效力，只要企业按期足额申报并缴纳，员工权益即受保障。
二、现金发薪的合规操作要点
为确保现金支付不引发法律纠纷，企业需严格把控以下环节：
- 书面记录与签字确认：每次发放现金时，必须制作工资支付台账，载明员工姓名、发放期间、应发数额、实发数额、扣款项目（如社保、公积金个人部分）、领款人签字等。该记录需至少保存三年（建议永久保存），以防劳动争议中举证不能。
- 个税代扣代缴凭证：即使现金支付，企业仍须通过自然人电子税务局申报个税，并保留完税证明。员工可随时查询纳税记录，确保自身权益。
- 社保缴纳凭证：每月社保缴费明细应与工资台账对应，避免出现工资基数与社保基数不一致导致的稽查风险。
- 内部制度公示：企业可在规章制度中明确工资发放方式，并经民主程序公示，让员工知晓并接受现金发放流程。
三、现金支付与银行代发的比较分析
银行转账因留痕清晰、操作便捷，成为主流支付方式，但现金支付在特定场景下仍有其合理性，例如：
- 企业地处偏远，银行网点稀缺；
- 临时雇佣或短期项目用工，员工无银行账户；
- 部分外籍员工或农民工偏好现金结算。
然而，现金支付的劣势同样明显：
- 举证风险：若员工事后否认收到工资，企业若无签字确认，极易败诉。
- 税务稽查关注：税务机关可能将现金支付视为隐匿收入、逃避监管的信号，从而加大稽查力度。
- 现金管理成本：大额现金支取需提前预约，且存在安全风险。
四、潜在风险与防范建议
尽管合法，但现金发薪仍需警惕以下隐患：
- 劳动争议中的举证责任：根据《劳动争议调解仲裁法》，用人单位对工资支付承担举证责任。若台账丢失或签字不全，企业将面临败诉风险。
- 最低工资标准合规：现金支付不得低于当地最低工资标准，且须足额支付，否则构成违法。
- 与“阴阳合同”的界限：若企业以现金形式发放部分工资，但未申报个税，则属于偷税行为。但您已申报个税，故不在此列。
为防范风险，建议企业：
- 采用现金与银行转账结合方式，例如基础工资银行发放，奖金或补贴现金支付，并分别记录；
- 定期与员工核对工资条，确认签字；
- 引入第三方见证或拍照留存，强化证据链。
五、2026年新规动向
2026年部分地区试点推行《工资支付条例》修订稿，强调工资支付数字化监管，但尚未取消现金支付合法性。企业需关注地方性规定，如北京市要求建筑行业工资必须通过专用账户代发，其他行业暂未强制。因此，当前现金发薪仍属合法，但需以合规记录为前提。
总结
综上所述，企业为员工缴纳社保并申报个税后，以现金形式发放工资不违反法律，但必须做到“账目清晰、签字齐全、保存完整”。建议企业结合自身情况优化支付流程，平衡效率与合规，避免因小失大。