针对您提出的由其他公司代付员工社保的账务与税务问题，需要先厘清业务实质，再确认合规的会计与税务处理路径。该业务的核心前提是：这1名员工的法律劳动关系属于我公司，社保由我公司承担，只是付款义务由另一家公司代为履行。
一、业务性质：确认费用的归属主体
在账务处理前，首先需要确认该员工社保费用的承担主体：
- 若该员工与我公司存在劳动合同关系，则社保费用的经济实质属于我公司的用工成本，应确认为我公司的费用。代付方仅相当于一个“代付通道”，不改变费用归属。
- 若该员工与代付方存在劳动合同关系、我公司仅为借用或派遣用工，则社保费用本就属于代付方的成本，我公司支付的款项属于劳务费或服务费，应按外包服务处理。
根据问题的描述（“员工社保是由另外一个公司支付的，我们全额把社保单位+个人部份支付给了那个公司”），且该员工属于“我们公司”的员工，以下分析均按第一种情形（劳动关系在我方，社保费用由我方承担）进行处理。
二、会计处理：区分账务与税务口径
场景一：代付方开具发票
如果代付方能够开具内容为“代付社保费”的增值税普通发票（或代付方与银行、社保机构签订了三方协议，可提供社保缴费凭证复印件及代付证明），我公司可按正常社保费进行账务处理：
- 计提单位部分社保费：
- 借：管理费用 / 销售费用 / 生产成本——社会保险费（单位部分）
- 贷：应付职工薪酬——社会保险费（单位部分）
- 支付给代付方（含单位+个人部分）：
- 借：应付职工薪酬——社会保险费（单位部分）
- 借：其他应付款——代扣代缴社保（个人部分）
- 贷：银行存款（全额）
- 代扣员工个人社保（若本月工资中尚未扣除）：
- 借：应付职工薪酬——工资
- 贷：其他应付款——代扣代缴社保（个人部分）
若该员工个人部分已在5月工资中扣除，则直接通过“其他应付款——代扣社保”科目冲销即可。
场景二：代付方不提供发票
如果代付方拒绝开具发票，且无法提供社保机构出具的缴费凭证原件或复印件，则处理方式需区分为账务与税务两个层面：
会计层面：费用仍应确认为当期损益（管理费用/销售费用等），会计上需遵循权责发生制和实质重于形式原则。不计入“营业外支出”——因为该支出与企业经营活动直接相关，并非偶发性损失。会计分录与场景一相同，仅凭证附件中缺少发票。
税务层面（企业所得税）：根据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）第九条规定，企业发生支出，应取得税前扣除凭证。无法取得发票或合规外部凭证的，该笔社保费支出不得在企业所得税前扣除，需在年度汇算清缴时做纳税调增处理。
需要特别指出的是：如果代付方无法提供发票，但能提供社保机构出具的缴费凭证复印件（加盖社保机构印章）及代付情况说明，部分地区税务机关可能允许凭此作为扣除凭证。建议与主管税务机关沟通确认当地执行口径。
三、个人部分的特殊处理
员工个人应承担的社保部分（如养老保险个人8%、医疗保险个人2%等），如果代付方向我公司收取了这部分款项，而我公司并未从该员工工资中扣除该笔费用，则相当于我公司替员工承担了个人部分的社保支出。
- 会计上：该支出不属于企业费用，而属于对员工的额外福利或借款，应计入“管理费用——职工福利费”（若视为福利）或“其他应收款——XX员工”（若视为借款，需向员工追回）。
- 税务上：若计入福利费，须受工资总额14%的限额约束；若计入借款，则不存在税前扣除问题。
- 合规建议：我公司应在支付工资时足额扣除个人社保部分，避免因代付方垫付而导致账务处理复杂化。
四、总结
员工社保由他方代付，账务处理的核心原则是：根据费用归属主体确认损益，根据凭证合规性确认税前扣除。
- 若代付方能提供合规发票或缴费凭证，我公司可正常计入成本费用并税前扣除。
- 若无法提供，会计上仍应确认为费用，但企业所得税需做纳税调增。
- 个人部分若由企业代付且未向员工追回，需根据金额大小和业务性质，计入福利费或进行其他合规处理。