一、工商登记层面：分公司设立并非强制，但涉及备案义务
从工商登记角度来看，法律并未强制要求企业在异地经营时必须设立分公司。根据《公司法》第十四条的规定，公司可以设立分公司，但“可以”并非“必须”。企业享有经营自主权，可以在国内跨区域开展业务。同时，根据《全国统一大市场建设指引（试行）》的相关精神，各地区不得强制要求经营主体在本地登记注册、设立分支机构。
然而，不设立分公司并不意味着完全无需办理任何手续。物业行业具有特殊性，根据多地物业管理条例的规定，物业服务企业在非注册地承接物业服务项目，应当向物业项目所在地的物业管理行政主管部门备案。备案流程通常需要提前准备相关材料，包括总部资质证明、项目合同等。因此，广州物业公司在湖南开展业务前，应当先行了解湖南省及项目所在地市的物业管理备案具体要求，并按规定完成备案手续。
此外，如果该业务属于长期经营（通常指持续经营超过180天），则建议在湖南当地设立分公司并办理营业执照和税务登记。分公司的优势在于能够在当地以合法主体身份开展日常经营活动，便于与业主、供应商等签订合同、开具发票及进行资金结算。
二、税务处理层面：临时经营与长期经营的区别
税务处理是物业公司异地经营中最需要关注的核心问题，需要根据经营期限的长短区分处理。
1. 临时性经营（短期项目）
对于短期物业管理项目（如临时性顾问服务、短期保洁托管等），广州物业公司无需在湖南设立分公司，但需要办理跨区域涉税事项报验手续。具体操作流程如下：
第一步，报告：在外出经营前，向广州主管税务机关填报《跨区域涉税事项报告表》，可通过电子税务局在线办理。
第二步，报验：首次在湖南办理涉税事宜时，向经营地（湖南）税务机关办理报验登记。
第三步，申报与预缴：在湖南经营期间，按当地税务机关要求申报并预缴增值税等税款。
第四步，反馈：经营活动结束后，向湖南税务机关填报《经营地涉税事项反馈表》，结清所有税款。
需要注意的是，根据《增值税暂行条例》的规定，固定业户应当向其机构所在地的主管税务机关申报纳税。广州物业公司作为在广州注册的固定业户，其企业所得税仍在广州主管税务机关缴纳。但对于在湖南经营期间产生的增值税，根据“属地管理”原则，应在湖南当地预缴或申报。
2. 长期性经营（持续项目）
如果广州物业公司在湖南承接的是长期物业管理项目（如住宅小区、商业综合体的常年物业管理），且在当地有固定办公场所和常驻人员，则建议在湖南设立分公司。设立分公司后：
- 分公司需在当地办理工商登记和税务登记。
- 增值税方面，分公司可作为独立的增值税纳税人，在当地领用发票、申报纳税。
- 企业所得税方面，总分公司属于同一法人主体，适用“统一计算、分级管理、就地预缴、汇总清算”的跨地区经营汇总纳税管理办法。
三、报税与开票的具体影响
1. 不设立分公司的情形（临时经营）
增值税仍在广州申报，但需在湖南预缴；发票由广州总公司开具，但需在湖南办理报验登记后方可正常开票；企业所得税在广州汇总缴纳。
2. 设立分公司的情形（长期经营）
增值税由湖南分公司在当地独立申报缴纳；发票由湖南分公司在当地领用并开具；企业所得税适用汇总纳税办法，分公司就地预缴，总公司汇总清算。
四、综合建议
综合来看，广州物业公司在湖南开展业务，不需要强制设立分公司，但需要根据项目的性质（临时还是长期）和经营期限（是否超过180天）来选择合适的经营模式：
- 短期项目：以总公司名义承接，办理跨区域涉税事项报告和报验，按规定预缴税款。
- 长期项目：建议在湖南设立分公司，办理工商、税务登记，便于日常经营和税务管理。
- 无论是否设立分公司，均需按湖南省物业管理相关规定完成项目备案。