一、两个口径为什么会对不上
系统预填的残保金在职职工人数，通常取自金税系统或社保系统的汇总数据，可能是期末时点数、年度平均数或某种简化口径。而个税申报系统中的全年申报人数，是每个月实际申报个税的人数加总。两者统计口径不同，出现差异是正常现象。关键在于，残保金申报不能直接照搬系统预填数，也不能简单套用个税全年合计人数，而应按残保金政策规定的口径自行核算。
二、残保金在职职工人数的法定口径
根据《残疾人就业保障金征收使用管理办法》（财税〔2015〕72号）及《关于完善残疾人就业保障金制度更好促进残疾人就业的总体方案》（发改价格规〔2019〕193号），残保金的上年在职职工人数，是指用人单位在编人员或依法与用人单位签订1年以上劳动合同（服务协议）的人员。季节性用工应当折算为年平均用工人数。劳务派遣用工不计入用工单位，计入派遣单位。
实务操作中，在职职工人数按月平均再年平均的方式计算。具体公式为：年在职职工平均人数 = （1月人数 + 2月人数 + … + 12月人数）÷ 12。每个月的在职人数，以当月实际发放工资并申报个人所得税的人数为准。新入职、离职人员只要当月发工资并申报了个税，就计入当月人数；当月未发工资、未申报个税的，不计入。
三、月平均人数如何逐月取数
第一步，导出全年12个月的个人所得税申报明细，按属期逐月统计申报人数。注意是申报属期，不是税款入库期。第二步，将每月人数相加，除以12，得出年在职职工平均人数。第三步，将计算结果与系统预填数比对。若不一致，按自行核算数填报，系统预填数可以手动修改。第四步，留存每月人数统计表、个税申报截图或导出文件，作为计算底稿备查。
四、特殊人员的处理
第一，临时工、兼职人员。若当月发放工资并申报个税，计入当月人数；若未申报个税，不计入。第二，劳务派遣人员。不计入用工单位，由派遣单位统计。第三，退休返聘人员。若签订1年以上协议并发放工资、申报个税，通常计入。第四，外籍员工。同样按是否发放工资、申报个税判断。第五，股东、法人代表。若在公司发放工资并申报个税，计入；若零申报或未申报，不计入。
五、与个税全年合计人数的区别
个税系统显示的“全年申报人数”或“累计申报人数”，往往是各月申报人数的简单加总，没有除以12，不能直接作为残保金年平均人数。例如某企业1月100人、2月100人、……、12月100人，全年累计申报人数为1200人次，但年平均人数是100人。若直接拿1200去申报残保金，会严重高估。因此，必须按月取数后再求平均，不能用全年合计。
六、风险提示与操作建议
第一，系统预填数仅供参考，可以修改，以自行核算数为准。第二，计算底稿必须留存，税务机关核查时需提供每月人数来源。第三，若系统预填数与自行核算数差异较大，应查明原因，是系统取数口径不同，还是企业个税申报有遗漏。第四，残保金申报人数直接影响应缴金额，少报人数会导致少缴残保金，存在补缴和滞纳金风险。第五，若企业符合小微企业免征条件，仍需如实申报人数，只是应缴金额为零。第六，各地残保金申报系统操作略有差异，若对预填数修改有疑问，可通过电子税务局或12366确认当地规则。