一、先拆清三个金额，再写一张统一扣款分录。
假设社保局实际扣款1700元，其中单位承担1400元，A员工个人部分120元由员工交现金，B员工个人部分180元由公司承担。社保局统一扣款时，分录为：借“管理费用—社保费”1400元（单位承担，按部门可计入销售费用、生产成本等），借“营业外支出—承担个人社保”180元（公司替员工承担部分），借“其他应收款—代垫社保个人部分”120元（只填需向员工收回的现金部分），贷“银行存款”1700元。这张分录已经把三类资金性质分开：单位部分是公司自身成本；公司承担部分是代员工负担、税务上不可扣除的支出；其他应收款是公司代垫、未来要向员工收回的债权。
二、员工交回现金时，只冲其他应收款。
A员工把120元现金交回，分录为：借“库存现金”120元，贷“其他应收款—代垫社保个人部分”120元。此时其他应收款余额归零，代垫关系结清。如果是从工资中扣回，则借“应付职工薪酬—工资”，贷“其他应收款—代垫社保个人部分”，不再走库存现金。原始追问中“其他应收款填哪个数”的答案就是：填需要向员工收回的现金或工资扣回金额，不填公司承担部分，也不填单位承担部分。分录不必拆得过碎，统一扣款一张、收回现金一张即可。
三、公司承担个人部分的科目选择和税务处理。
会计上可计入“营业外支出—承担个人社保”，也可单设“管理费用—代垫个人社保（不可扣除）”，不建议计入“管理费用—福利费”，因为个人社保不属于职工福利费，计入福利费反而会占用14%的扣除限额。企业所得税汇算时，这180元属于与企业取得收入无关的支出或替个人负担的支出，应做纳税调增，不能作为社保费税前扣除。个人所得税方面，公司替员工承担的个人社保部分，实质是员工取得的额外利益，通常应并入该员工当月工资薪金计算个税；如果金额较小或当地有特殊口径，也应留存说明，不能默认不处理。
四、跨年度补缴和凭证要求。
如果补缴的1至10月属于同一会计年度，单位部分直接计入当期“管理费用—社保费”即可，不需要追溯调整；如果补缴期间跨以前年度，单位部分应通过“以前年度损益调整”归集，再结转未分配利润，个人代垫部分仍挂其他应收款，公司承担部分同样计入以前年度损益调整并在汇算时调增。凭证方面应留存：社保局补缴通知或缴费明细、银行扣款回单、工资表、员工现金收据或工资扣款记录、公司承担个人部分的内部审批或员工确认单，确保每个人、每个月的单位部分与个人部分能够对应。概括来说：统一扣款时单位部分进成本、公司承担部分进营业外支出或其他费用、员工现金部分进其他应收款；员工交回现金只冲其他应收款；公司承担个人社保不得税前扣除、通常并入工资薪金计个税；跨年度单位部分走以前年度损益调整，凭证按人按月对应。