一、先区分两类“不报关”：就地采购耗用 vs 从中国出口至境外项目。
“境外项目不用报关”这句话，只在货物在项目所在国就地采购、就地耗用时成立。此时货物从未进入中国关境，中国海关没有出口记录，这是正常的。但如果是从中国境内采购货物再运至日本项目，则属于“对外承包工程出口货物”，按规定应报关并可视同出口货物实行退（免）税，报关是适用退免税的前提。用户的情形是前者——日本当地采购，不涉及中国出口报关，因此采购环节本身不产生中国的出口退税或免税问题，合规重点在于对外付汇的真实性和国际收支申报类别。
二、收款环节的定性：服务收入走备案免税，货物收入未报关则不能当然免税。
向境外发包方收取的项目款，如果合同标的是整个工程项目的施工、安装、管理，材料只是履约成本的一部分，那么收入主体属于“工程项目在境外的建筑服务”。这类跨境应税服务可以适用增值税免税，但需要按规定办理跨境应税行为免税备案，备案是享受免税的前置手续，而非免税本身。
问题在于，如果合同或结算将材料款单独列示、单独计价，税务机关可能将其视为货物销售。货物销售适用出口免税/退税的前提是报关离境；未报关的货物销售，不能仅凭“境外项目”就申报出口免税，存在被视同内销计税的风险。备案在这里无法替代报关：它只能针对服务部分，不能把未报关的货物销售“转化”为免税服务。
三、实操上的判断路径。
第一步，看合同标的是“工程服务”还是“货物买卖+服务”。标的是整体工程、材料不单独定价的，收入定性为服务，走跨境服务免税备案；材料单独计价、实质是卖货的，货物部分需要单独审视报关状态。第二步，看备案的主体和内容。备案应向大陆公司自己的主管税务机关办理，备案的是“工程项目在境外的建筑服务”这一应税行为，不是向日本当地税务局备案。第三步，看收汇与申报的对应。收汇全额按合同性质申报：服务部分填入免税销售额并完成备案；如果合同中无法拆分、且整体被认定为服务，则按服务免税处理，但应留存合同、项目所在地证明、材料就地采购凭证和耗用记录，以支撑“服务为主”的定性。概括来说：就地采购耗用本身不涉及中国出口报关；收款能否免税，取决于收入被定性为境外建筑服务还是货物销售——服务可备案免税，货物未报关则不能当然免税；备案是程序，不是实体条件，不能把货物销售备案成服务免税；合同标的和材料是否单独计价，是判断定性的起点。